综合介绍

Jotform AI Gmail Agent是知名在线表单工具Jotform提供的一项智能化功能。它将人工智能技术与用户的Gmail账户直接连接，旨在简化和加速邮件处理流程。这个工具的核心功能是自动分析收到的邮件内容，并根据邮件的上下文以及用户过去发送邮件时形成的沟通风格，自动生成一封完整的回复草稿。这些草稿会直接保存在用户的Gmail草稿箱中，而不是自动发送。这种“人机协作”的模式，既利用了AI的效率，又确保了用户对最终发出内容的完全控制权。用户可以在发送前对草稿进行审查、编辑和个性化修改，确保每一封邮件的准确性和专业性。该功能主要用于处理大量重复性的客户咨询、服务请求或常规沟通，帮助用户节省时间，同时保持回复的一致性和高质量。

功能列表

• 自动起草邮件：能根据收到的新邮件内容，自动在用户的Gmail中创建对应的回复草D稿。
• 学习沟通风格：通过分析用户在Gmail中已发送的邮件，AI可以学习并模仿用户的独特语气和写作风格，使草稿听起来更像用户本人所写。
• 智能标签分类：工具会自动分析邮件内容，并为邮件应用上合适的标签（例如“需要回复”、“客户咨询”），帮助用户更好地组织和管理收件箱。
• 发送前审查与控制：所有由AI生成的邮件都保存在Gmail的草稿箱中，用户拥有最终的决定权，可以随时审查、编辑或删除草稿，不会有任何邮件被自动发出。
• 高度可控的自动化：用户可以在设置中进行精细化管理，例如选择只为带有特定标签的邮件生成草稿，或将某些特定的电子邮箱地址排除在外，避免不必要的打扰。
• 保障数据安全：该功能已经通过Google的安全验证，并且符合SOC 2、GDPR和HIPAA等多项国际公认的安全与合规标准，确保用户数据的隐私和安全。
• 丰富的知识库集成：用户可以为AI代理添加指定的网站、文档或问答对（Q&A）作为知识来源，让它在生成草稿时能够引用更准确、更专业的信息。

使用帮助

Jotform AI Gmail Agent的设计初衷是简化邮件处理流程，让用户可以轻松上手。它将繁琐的重复性邮件撰写工作自动化，但最终的控制权仍在用户手中。以下是详细的使用流程，旨在帮助您快速开始使用该功能。

第一步：连接并授权您的Gmail账户

使用此功能的前提是您需要拥有一个Jotform账户和一个Gmail账户。

1. 登录您的Jotform账户，并进入AI Agent Builder（AI代理生成器）。如果您还没有AI代理，需要先创建一个。
2. 在AI代理的编辑界面中，找到并点击顶部工具栏中的Publish（发布）按钮。
3. 在发布页面的左侧菜单中，选择Gmail Agent选项。
4. 点击连接按钮，此时页面会弹出Google账户的登录和授权请求。
5. 请按照屏幕上的指示，安全地登录您的Gmail账户，并授予Jotform必要的权限以读取邮件内容和创建草稿。请放心，此过程经过Google官方验证，确保账户安全。

第二步：训练您的AI代理（推荐）

为了让AI生成的草稿更准确、更符合您的业务需求，您可以对其进行“训练”。

1. 在AI Agent Builder中，找到Train（训练）页面。
2. 添加知识源：您可以将公司官方网站的URL、产品帮助文档、PDF文件或常见的问答列表（FAQ）添加到AI的知识库中。AI在撰写草稿时，会优先从这些您提供的信源中提取信息，确保回复的专业性和准确性。
3. 学习您的风格：AI代理会自动分析您Gmail账户中“已发送”邮件的写作风格。它会学习您常用的问候语、遣词造句的习惯和整体语气（例如正式或非正式），并在生成的草稿中进行模仿。

第三步：配置AI代理的工作规则

您可以精确控制AI何时以及如何工作，避免不必要的干扰。

1. 在Gmail Agent的设置页面，您会看到Labels（标签）和Advanced（高级）两个选项卡。
2. 按标签工作：在Labels选项卡下，您可以勾选希望AI处理的Gmail标签。例如，您可以只让AI为带有“客户支持”或“紧急”标签的邮件生成草稿。
3. 排除特定地址：在Advanced选项卡下，您可以添加一个或多个电子邮箱地址。AI将忽略所有来自这些地址的邮件，不会为它们创建任何草稿。

第四步：AI自动生成邮件草稿

完成设置后，Gmail Agent便开始在后台自动运行。

1. 当您的Gmail收件箱收到一封新邮件，并且该邮件符合您在第三步中设定的规则（例如，带有特定标签且发件人未被排除）时，AI代理会自动被激活。
2. 它会完整阅读该邮件的内容，理解其意图（是问题、投诉还是请求），然后结合您训练的知识库和沟通风格，撰写一封回复邮件。
3. 这封邮件不会被发送，而是会被保存在您Gmail账户的Drafts（草稿箱）文件夹中。

第五步：审查、编辑并发送

这是整个工作流的最后一步，也是确保沟通质量的关键。

1. 定期检查您Gmail的草稿箱。您会看到由AI为您准备好的邮件草稿。
2. 打开草稿，仔细阅读其内容，检查信息的准确性、语气的恰当性以及是否完整回答了对方的问题。
3. 您可以像编辑任何普通邮件一样，对草稿进行任意修改：添加附件、调整措辞、补充个性化信息等。
4. 确认无误后，点击Send（发送）按钮，将邮件发出。

通过以上五个步骤，您可以将日常邮件处理的大部分时间节约下来，专注于更需要创造性思考的工作。

应用场景

1. IT客户服务对于IT部门来说，每天可能需要处理大量关于密码重置、软件安装请求、VPN连接失败等重复性问题。使用Gmail Agent，可以为这些常见请求自动生成标准的回复草稿，例如提供重置链接、告知软件安装的预计时间或给出VPN故障排查步骤，IT人员只需确认细节后即可发送，极大提升了响应效率。
2. 医疗健康服务诊所或医院的行政人员经常收到关于预约改期、新病人登记流程、保险覆盖范围等咨询邮件。AI代理可以根据邮件内容，自动起草包含可行的预约时间、登记所需材料清单或保险政策说明的回复，让工作人员从繁琐的邮件沟通中解放出来，更专注于服务现场的病人。
3. 电商产品订单管理在线商店的客服团队需要处理大量关于“收到的商品错误”、“请求退货”、“查询缺货商品何时补货”等邮件。Gmail Agent可以快速生成包含退货流程说明、道歉并承诺补发正确商品、或告知预计补货日期的草稿，帮助客服团队更快地响应客户需求，提升客户满意度。
4. 在线课程与教育支持对于提供在线课程的机构，学员可能会遇到课程模块无法访问、询问证书如何获取、或因时间冲突希望观看课程回放等问题。AI可以自动生成解锁课程权限的通知、提供证书下载路径或告知课程回放的查看方式，确保学员的问题得到及时解答。

QA

1. AI生成的邮件会自动发送吗？不会。Jotform AI Gmail Agent的核心特点之一就是用户控制。它只负责在您的Gmail草稿箱中生成邮件草稿，您必须亲自检查、按需编辑，然后手动点击发送。这确保了没有任何内容会在未经您允许的情况下发送出去。
2. 使用Jotform的Gmail Agent是否安全？我的数据会被分享吗？是安全的。该功能经过了Google的官方安全验证，并且遵循严格的隐私和合规标准，包括SOC 2 Type 2、GDPR和HIPAA。您的数据在传输过程中始终被加密，不会被分享，并且完全由您自己控制。
3. 我可以控制为哪些邮件生成草稿吗？可以。您拥有完全的控制权。在Gmail Agent的设置中，您可以指定AI只为带有特定Gmail标签的邮件创建草稿。此外，您还可以设置一个排除列表，让AI忽略来自某些特定发件人地址的邮件。
4. 如何将我的Gmail账户与Jotform集成？集成过程非常简单。只需在Jotform的AI代理生成器中打开“发布”页面，点击“Gmail Agent”，然后按照屏幕上的提示操作，登录您的Gmail账户并授予必要的权限即可。整个过程是安全的，由Google授权机制保障。
5. AI生成的草稿准确度如何？草稿的准确度很高，尤其是经过良好训练的AI代理。您可以通过添加公司网站、帮助文档和常见问答等方式来“训练”它，使其能够提供更精确的答复。同时，AI会学习您过往的邮件风格。虽然草稿质量很高，但官方仍建议您在发送前进行最终审核，以确保万无一失。